Privacy Verklaring Dynanoia, gevestigd aan Dinkelwijk 18 3831 MG Leusden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Neem de tijd Het is belangrijk om even de tijd te nemen om deze privacy verklaring door te nemen. Het gaat namelijk om jouw gegevens en de vertrouwelijkheid daarvan. Bij Dynanoia deel je vrijwillig veel over jezelf en dat kan gevoelig en heel persoonlijk zijn. Als we geen maatregelen nemen dan laten we daarvan ongewild digitaal een boel sporen achter. Met de komst van de Europese wet Algemene Verordening Gegevensbescherming worden we terecht gevraagd nogmaals serieus na te denken over hoe het met de gegevensbescherming is gesteld. Maar “It takes two to tango” en it is hier ook echt IT. Gezamenlijk moeten we ervoor zorgen dat jouw persoonlijke gegevens ook echt persoonlijk blijven. Het mes snijdt aan twee kanten als we goede afspraken maken over gegevensbeveiliging. Beveiligde email bijlagen staan dan ook meteen beveiligd bij jouw Gmail of Outlook account in de Cloud of op jouw computer. Daar hebben anderen niets mee te maken. Lees even aandachtig mee en schroom niet om vragen te stellen als het je niet helemaal duidelijk is. Persoonsgegevens die wij verwerken Dynanoia verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken: Voor- en achternaam; Adresgegevens; Telefoonnummer; E-mailadres; Geslacht; Geboortedatum; Geboorteplaats; Contact momenten zoals gespreksdata/tijden; Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt, in correspondentie en telefonisch. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken Afhankelijk van de dienst die je afneemt, maar met name bij supervisie en coaching, deel jij met Dynanoia gegevens die vallen in de categorie bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens, veelal in de vorm van een levensverhaal, reflectieverslagen of een KLLP ™ Communicatie profiel. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn over : gezondheid; jeugd/familie/relaties; geloof; persoonlijkheid, etc. Voor deze gegevens nemen we samen extra maatregelen om de vertrouwelijkheid te waarborgen. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken Dynanoia verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen: Het opstellen van een samenwerkingscontract; Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren; Het opstellen van een Verklaring of deelnamebewijs; Het afhandelen van jouw betaling; Verzenden van een groet bij nieuwjaar of een ander gedenkwaardig moment; Eventueel verzenden van informatie (mailing) over (nieuwe) diensten; Dynanoia verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor de boekhouding en onze belastingaangifte, zoals naam en adresgegevens voor de factuur. Dynanoia verwerkt alleen gegevens die door jou vrijwillig zijn verstrekt en/of nodig zijn voor de uitvoering van een samenwerkingscontract. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren Dynanoia bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën van) persoonsgegevens: Facturen (persoonsgegevens) : bewaartermijn 7,5 jaren. Reden: Fiscale regelgeving + half jaar om de opschoning procedure te kunnen uitvoeren. Reflectieverslagen, persoonlijke verhalen, evaluaties (bijzondere en gevoelige gegevens): bewaartermijn tot maximaal half jaar na beëindiging van een begeleidingstraject. Reden: De verslagen en (tussen/eind)evaluaties zijn nodig gedurende een traject voor de uitvoering van de overeenkomst. Periodiek worden alle verslagen/evaluaties van beëindigde trajecten verwijderd. Alle documenten die tijdens een gesprekstraject worden opgestuurd worden door jou versleuteld aangeleverd. Dynanoia levert hiervoor een handleiding. Dynanoia slaat deze gegevens ook versleuteld op. De gegevens zijn alleen toegankelijk voor jouw gesprekspartner bij Dynanoia. KLLP ™ Communicatie profiel (bijzondere en gevoelige gegevens): in sommige trajecten wordt gebruik gemaakt van een KLLP ™ Communicatie profiel o.b.v. een vragenlijst. Deze profielen worden geanonimiseerd aangemaakt en bewaard, en als versleutelde bijlage verstuurd vanwege het vertrouwelijke karakter. Na 2,5 jaren wordt de koppeling tussen persoon en anoniem profiel verwijderd en kan dus het profiel ook niet meer opnieuw worden opgevraagd. Verklaringen en samenwerkingsovereenkomsten (persoons- en geboortegegevens) : Bewaartermijn 5,5 jaar. Reden: Supervisieverklaringen, die nodig zijn om bijvoorbeeld een opleiding Supervisiekunde te kunnen gaan volgen, hebben een geldigheid van 5 jaar. Daarnaast is het voor herregistratie als Coach en Supervisor bij de LVSC nodig om aan te kunnen tonen welke begeleidingstrajecten de afgelopen 5 jaar als dienst zijn geleverd. Contact gegevens (email, telefoon en adresgegevens): Bewaartermijn 7,5 jaar. Reden: Om jou persoonlijk te kunnen bereiken. Deze gegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde bulkverzending van berichten, maar alleen voor persoonlijke communicatie. Delen van persoonsgegevens met derden Dynanoia verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht (accountantskantoor, hostingprovider voor email), sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Dynanoia blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. In geval van vergoeding door een (ziektekosten)verzekeraar, via jouw werkgever, zal Dynanoia uitsluitend de minimaal noodzakelijke gegevens uitwisselen voor het uitkeren van de vergoeding. Dit betreft dan: aard van de diensten, data van geleverde diensten, bedragen en een identificatie sleutel van de betrokken persoon zoals aangeleverd door de verzekeraar. (In geen geval het Burger Servicenummer (BSN)). Ook in het geval dat je werkgever de begeleiding vergoedt geldt dat er geen bijzondere of gevoelige gegevens verstrekt worden aan jouw werkgever. Alleen de minimaal noodzakelijke gegevens voor het uitkeren van de vergoeding zullen worden gedeeld. Indien een KLLP ™ Communicatie profiel wordt aangemaakt, gebruiken we daarvoor een website van een organisatie in de U.S.A. Met deze organisatie is vooralsnog geen bewerkersovereenkomst af te sluiten. Het is dus belangrijk dat een dergelijk profiel anoniem wordt ingevuld met als enige kenmerk een willekeurige tekenreeks die Dynanoia aan jou verstrekt. Dynanoia heeft hiervoor een handleiding opgesteld om ervoor te zorgen dat het profiel op geen enkele wijze door derden is terug te herleiden tot jou. Natuurlijk kan je er ook altijd voor kiezen om geen profiel aan te laten maken. Bij groepssupervisie of intervisie worden verslagen ook vrijwillig tussen deelnemers onderling gedeeld. Hierbij heeft ieder groepslid de verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met de gegevens van andere groepsleden. Dynanoia is voor de vertrouwelijkheid van vrijwillig gedeelde gegevens niet aansprakelijk, maar faciliteert door een digitale gedragscode te bespreken en gezamenlijk te ondertekenen. Ook hier zullen verslagen met een groepswachtwoord worden versleuteld. De website De website van Dynanoia heeft het karakter van een elektronische folder. Hier kan allerlei informatie over Dynanoia worden ingezien maar er worden geen persoonlijke gegevens gevraagd en er kan niet worden aangemeld. Wij gebruiken zogenaamde sessie-Cookies, die nodig zijn om de website te laten werken. Zodra u uw Internetbrowser sluit (zoals Firefox, Chrome, Internet Explorer of Safari), dan zijn de cookies ook verdwenen. We verzamelen ook geen gegevens op de website over de activiteiten van specifieke IP-adressen. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking tussentijds in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Dynanoia. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar privacy@dynanoia.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een afspraak te maken om persoonlijk langs te komen of een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. Dynanoia wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ Hoe wij persoonsgegevens beveiligen Dynanoia neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en samen met jou nemen we passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Bijzondere en Gevoelige gegevens wisselen we uit met versleutelde bestanden, zodat deze gegevens alleen door jou en Dynanoia kunnen worden ingezien. Digitale opslag bij Dynanoia is dan ook versleuteld. Fysieke uitdraaien in dossiers worden afgesloten bewaard. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met privacy@dynanoia.nl Contactgegevens http://www.dynanoia.nl Dinkelwijk 18 3831 MG Leusden 06-22675006, privacy@dynanoia.nl
